Ist Ihr Schreibtisch permanent überfüllt? Stapeln sich Ihre Dokumente rundum über Kopfhöhe? Wissen Sie nicht mehr, wo Sie was finden? Dann wird es Zeit zum Handeln!
Mit den folgenden 10 Schritten bringen Sie Stück für Stück Ordnung auf Ihren Schreibisch. Wie lange es dauert, hängt von der Überfüllung Ihres Tisches ab, sollte aber nicht länger als maximal zwei Stunden dauern.
1. Halten Sie eine leere Aufgabenliste bereit
Die Liste kann ein einzelnes Blatt oder ein Notizheft sein, ganz so wie Sie es mögen.
Tipp: Die Aufgabenlsite können Sie auch digital erfassen (zum Beispiel im Outlook).
2. Leeren Sie alle Fächer und Register und stapeln diese auf Ihrem Tisch
So können Sie mit leeren Fächern arbeiten und vergessen garantiert keine Unterlagen.
3. Entfernen Sie vorhandene Beschriftungen an Fächern und Registern
Damit Sie die vollen Möglichkeiten ausschöpfen können.
4. Reinigen Sie alle Fächer
Nur ein sauberer Schreibtisch (und dazu gehören auch alle Fächer) kann ein ordentlicher Schreibtisch sein.
5. Tragen Sie alle Dokumente in die Aufgabenliste ein
Nehmen Sie Dokument für Dokument in die Hand und überlegen, was Sie damit machen müssen (bearbeiten, lesen, weiterleiten) und bis wann das geschehen muss.
6. Sammeln Sie zusammengehörende Dokumente in Mappen
Zusammen gehören zum Beispiel alle Dokumente zu einem Projekt oder gleichartige Aufgaben (z.B. Rückfragen bei der gleichen Person).
Tipp: Verwenden Sie Mappen in unterschiedlichen Farben, um zum Beispiel Projekte auseinanderhalten zu können.
7. Verstauen Sie die Unterlagen in passenden Fächern oder Registern
Alle Dokumente, welche in der Aufgabenliste eingetragen sind, müssen Sie sofort verstauen (gehören nicht mehr auf Ihren Tisch). Der Ablageort können Sie zur Erinnerung in der Aufgabenliste notieren.
Tipp: Dokumente, welche Sie nur aufbewahren müssen, gehören in einem Ordner in Ihr Regal oder direkt ins Archiv.
8. Beschriften Sie die Fächer sinnvoll
Beschriften Sie Fächer und Register mit möglichst genauen Inhaltsangaben. Allgemeine Formulierungen wie “zu erledigen” sollten Sie nicht verwenden.
9. Entfernen Sie nicht benötigtes Büromaterial von Ihrem Schreibtisch
Der beste Platz für selten gebrauchtes Büromaterial ist die oberste Schublade eines Korpusses. Auch Büromaschinen (zum Beispiel Rechenmaschinen) sollten Sie verräumen, wenn sie selten gebraucht werden.
Tipp: Definieren Sie für alle benötigten Büromaterialien einen festen Platz. Kennzeichnen Sie diesen in der Angewöhnungsphase mit Post-its.
10. Putzen Sie Ihren Schreibtisch
Damit können Sie mit einem wirklich ordentlichen Schreibtisch die Abarbeitung Ihrer erstellten Aufgabenliste beginnen.