Sie möchten Ihren Arbeitstag vereinfachen, haben aber nicht die Zeit, dicke Ratgeber zu studieren oder ausführlich im Internet zu recherchieren?
Kein Problem! In diesem Artikel stelle ich Ihnen 10 Möglichkeiten vor, wie Sie in nur 5 Minuten Ihren Arbeitstag optimieren können. Sie können sich diese Liste auch ausdrucken und jeden Tag nur einen Tipp umsetzen. Denn auch für das Lesen der Tipps benötigen Sie jeweils maximal 5 Minuten.
© so47 – Fotolia.com
Regelmässig lüften
Frische Luft ist wichtig, um konzentriert arbeiten zu können. Abgestandene Luft hingegen verursacht Müdigkeit und kann sogar der Grund für regelmässige Kopfschmerzen sein.
Deshalb lüften Sie jeweils am Morgen und nach der Mittagspause für 5 Minuten Ihr Büro. Die frische Luft wird Sie beflügeln und die Arbeit geht leichter von der Hand.
Planen Sie Ihren nächsten Tag
Erstellen Sie jeden Tag vor dem Feierabend eine To-Do-Liste für den nächsten Tag. Listen Sie dazu alle anstehenden Arbeiten auf und markieren diese mit Prioritäten.
Wenn Sie dies jeden Tag machen, benötigen Sie dafür höchstens 5 Minuten. Zeit, die Sie am nächsten Tag vielfach einsparen werden.
Bewegen Sie sich
Wenn immer möglich, sollten Sie sich bewegen. Nehmen Sie die Treppe anstelle des Liftes, wenn Sie sich das nächste Mal einen Kaffee holen. Oder stellen Sie den Drucker weit genug von Ihrem Arbeitstisch entfernt auf, dass Sie jedes Mal aufstehen müssen, wenn Sie etwas gedruckt haben.
Diese vielen kleinen Bewegungen werden Ihrer Fitness und auch Ihrer Konzentration einen richtigen Schub verleihen.
Beschriften Sie jeden Ordner, jedes Register und jede Mappe
Wenn Sie Unterlagen ablegen, egal ob in einer Mappe, einem Ordner oder in einem Hängeregister, versehen Sie den Aufbewahrungsort unverzüglich mit dem Inhalt. Dies dauert nur ein paar Sekunden, spart Ihnen aber haufenweise Zeit beim Suchen.
Wenn bei einer Mappe oder Ordner die Inhalte sehr oft wechseln, können Sie für die Beschriftung auch ablösbare Klebeetiketten verwenden. Post-it sind dabei nicht zu empfehlen, da sie ihre Klebwirkung sehr schnell verlieren können.
Räumen Sie Konflikte aus dem Weg
Im Arbeitsalltag kann es immer wieder zu Konflikten mit Mitarbeitern oder Vorgesetzten kommen. Solche Konflikte kosten nur unnötig viel Energie.
Gehen Sie deshalb aktiv an die Lösung des Konflikts. Oftmals reicht eine einfache Entschuldigung. Ob Sie verantwortlich sind oder nicht spielt dabei keine Rolle. Ist der Konflikt aus dem Weg geräumt, können Sie Ihre Energie wieder für Ihre Arbeit verwenden.
Machen Sie nie den Fehler, darauf zu warten, dass die Anderen den ersten Schritt machen. Bei gewissen Menschen würden Sie ewig warten…
Notieren Sie sich die wichtigsten Zugangsdaten
Je nach Ihrer Arbeit, müssen Sie sich regelmässig einloggen. Sei dies in Programme oder in online Angeboten.
Erstellen Sie eine Liste mit all Ihren Login-Daten. Damit ersparen Sie sich die Zeit, die gleichen Logins immer wieder suchen zu müssen. Tragen Sie auch neue Logindaten unverzüglich in diese Liste ein.
Erstellen Sie sich einen Wochenplan
Erstellen Sie sich einen Wochen- oder Monatsplan, in den Sie alle wiederkehrenden Aufgaben eintragen. Das kann auf Papier oder in einem entsprechenden Programm sein.
Damit wissen Sie immer was wann zu erledigen ist und verlieren keine Zeit, über noch ausstehende Arbeiten nachzudenken.
Tragen Sie in diesen Plan keine einmaligen Termine ein, damit Sie den Plan dauerhaft verwenden können und nicht jede Woche oder Monat einen neuen erstellen müssen.
Erledigen Sie kleine Aufgaben sofort
Erledigen Sie alle Aufgaben, deren Bearbeitung weniger als 5 Minuten dauert, sofort. Damit sparen Sie sich die Zeit für die Ablage und Wiedervorlage. Auch werden Sie damit bei Ihren Geschäftspartnern einen guten Eindruck hinterlassen.
Nehmen Sie die Zeit aus Ihrem Blickfeld
Sorgen Sie dafür, dass Sie bei Ihrer Arbeit keinen direkten Blick auf eine Uhr haben. Fixe Uhren wie die des Computers oder Telefons können Sie auch überkleben. Ihre Armbanduhr verstecken Sie entweder unterm Ärmel oder in einer Schublade.
Damit arbeiten Sie nicht immer gegen die Uhr. Das Arbeiten wird dadurch viel entspannter. Achten Sie darauf, dass Sie den Kopf mindestens um 90 Grad drehen müssen, um die aktuelle Uhrzeit zu erkennen.
Nutzen Sie ein Notizbuch
Benutzen Sie für Ihre Notizen keine einzelnen Zettel sondern ein Notizbuch. Format, Aussehen und Linierung können Sie gemäss Ihren Wünschen frei wählen.
Durch das Buch werden Sie nie wieder Zeit mit Suchen von wichtigen Notizen verlieren.
Wenn Sie auf dem Notizbuch ein Foto Ihrer Familie oder Ihres Partners aufkleben, motivieren Sie sich damit zusätzlich, das Buch aktiv zu benutzen.
Weiterführender Artikel: Bekommen Sie Ihre Notizen einfach in den Griff
Was habe ich vergessen?
Kennen Sie noch weitere hilfreiche 5-Minuten Tipps? Dann teilen Sie diese doch mir und den anderen Lesern in den Kommentaren mit.